Мета статті полягає у висвітленні цифрової трансформації, за допомогою якої здійснюється вплив на процеси функціонування національних архівних фондів, а також ролі бібліотечних установ у збереженні національної пам’яті, що стало особливо актуальним у період російсько-української війни.

Коротко розглянуто історичний аспект проблеми становлення архівної галузі в Україні під керівництвом очільника першого державного органу управління архівною галуззю, ученого-історика О. С. Грушевського, який опікувався поверненням історичних документів в Україну. Простежено період переходу до процесів цифрової трансформації архівних установ України, що відбувався нерівномірно – від неактивного у 2000-х рр. до масштабного ривка у 2020 р. Висвітлено низку нормативно-правових документів, направлених на впровадження інформаційних технологій в архівній галузі.

На прикладі Національної наукової сільськогосподарської бібліотеки НААН наведено перелік обладнання лабораторії оцифрування, необхідного для повноцінної роботи; зазначено порядок створення електронного фонду, що регламентується спеціально розробленою документацією.

Висвітлено аспекти розробки і дотримання нових стандартів метаданих, форматів файлів і систем управління електронними документами, спільних для всіх архівів України. Увагу приділено питанням збереження і захисту електронних документів, зокрема, впровадженню інноваційної технології блокчейн.

Розглянуто низку проблем, пов’язаних із цифровою трансформацією архівних документів, а також позитивний вплив на функціонування архівних і бібліотечних установ, особливо в період російсько-української війни.

1. Алєксєєнко А. Публікація електронних образів архівних документів: основні принципи (з досвіду роботи ЦДНТА України). Студії з архівної справи та документознавства. 2012. № 2. С. 132–136.
2. Архівний портал України. Єдиний державний веб-ресурс архівних установ України. Державна архівна служба України. URL: https://searcharchives.net.ua.
3. Бородін С. В., Піменов І. Г., Татарчук Л. М. Регламент процесу оцифрування друкованих документів Національної наукової сільськогосподарської бібліотеки НААН. Бюлетень ННСГБ НААН. 2016. Вип. 1. С. 158–219.
4. Забіянов Є.В. Перспективи електронних бібліотек України в умовах діджиталізації суспільства. Інформація, комунікація та управління знаннями в глобалізованому світі: матеріали Третьої міжнарод. наук. конф. (м. Київ, 14–16 травня 2020 р.). Київ, 2020. С. 58–60.
5. Інструкція з оцифрування наукового бібліотечного фонду Національної наукової сільськогосподарської бібліотеки НААН (для службового користування). Національна наукова сільськогосподарська бібліотека НААН. Затверджено рішенням Вченої ради ННСГБ НААН (протокол № 1 від 27.01.2017 р.). 6 с.
6. Концепція інформатизації архівної справи в Україні. Державна архівна служба України. Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства. Київ, 2017. 15 с.
7. Концепція розвитку архівної справи до 2026 року: проєкт. Державна архівна служба України. Офіційний вебпортал органу виконавчої влади. URL: https://archives.gov.ua/wp-content/uploads/18.10_SURGe_Концепція-розвитку-2026.pdf.
8. Котов К. Р. Застосування блокчейн-технологій у формуванні безпеки електронного документообігу. URL: file:///C:/Users/user/Downloads/14956-Текст статті-29759-1-10-20240214-1.pdf.
9. Koha, Folio чи Evergreen? Національна наукова медична бібліотека України. URL: https://library.gov.ua/koha-folio-evergreen/.
10. Липак Т. А. Цифровізація архівної спадщини України: виклики та можливості. Тернопіль, 2022. 42 с. URL: https://elartu.tntu.edu.ua.
11. МатяшІ. Архівні реформи в Україні: історія, проєкти, виклики сьогодення. Аrcheion. 2022. Т. CXXIII. P. 125–166.
12. Омека. Вікіпедія. URL: https://uk.wikipedia.org/wiki/.
13. 13.Приходько Л. Ф. Фондування архівних документів: до історіографії проблеми. Архіви України. 2010. № 1. С. 91–116.
14. Реформа системи управління архівами і рекордні темпи оцифрування: інтерв’ю заступниці міністра юстиції В. Васильчук і голови Державної архівної служби України А. Хромова агентству «Інтерфакс-Україна». Мін’юст/Укрдержархів. URL: https://interfax.com.ua/news/interview/1056262.html.
15. Стратегія розвитку архівної справи на період до 2025 року: проєкт. Архіви України. 2020. № 4. С. 7–25.
16. ФлудД. В., Яворська Т. М. Цифровізація національної архівної спадщини України в умовах глобальних викликів. Вісник студентського наукового товариства ДонНУ імені Василя Стуса. Вінниця, 2025. Т. 1. № 17 (2025). С. 224–230.
17. Фонди і каталоги. URL:https://dnsgb.com.ua/resursi/fondi-i-katalogi/.
18. Хромов А., Скальський В. Папір – у цифру. Українські архіви – світові лідери за темпами оцифрування документів. Історична правда. 2024. URL: https://www.istpravda.com.ua.
19. Юрчак Е. В. Новітні технології та практики при формуванні електронних архівів. Науково-інноваційний розвиток агровиробництва як запорука продовольчої безпеки України: вчора, сьогодні, завтра: матеріали VІIнауково-практичної конф.; м. Київ, 16–17 квіт. 2025 р. / НААН, ННСГБ, Ін-т історії аграр. науки, освіти та техніки, Ін-т с.г. Степу НААН. Вінниця: НІЛАН-ЛТД, 2025. С. 91–94.
20. Юрчак Е. В. Презентація архівної наукової спадщини видатних учених системи НААН через електронні виставки. Науково-інноваційний розвиток агровиробництва як запорука продовольчої безпеки України: вчора, сьогодні, завтра: матеріали VВсеукраїнської науково-практичної конф.; Київ, 18–19 квіт. 2024 р. / НААН, ННСГБ, Ін-т історії аграр. науки, освіти та техніки, ІСГ Північного Сходу НААН; наук. ред. В. А. Вергунов. Вінниця: ТВОРИ, 2024. С. 69–73.

1. 1. Alieksieienko, A. (2012). Publikatsiia elektronnykh obraziv arkhivnykh dokumentiv: osnovni pryntsypy (z dosvidu roboty TsDNTA Ukrainy) [Publication of electronic images of archival documents: basic principles (from the experience of the Central Archive and Documentation Center of Ukraine)]. Studii z arkhivnoi spravy ta dokumentoznavstva – Studies in archival and document studies, 2, pp. 132–136 [In Ukrainian].
2. 2. Arkhivnyi portal Ukrainy. Yedynyi derzhavnyi veb-resurs arkhivnykh ustanov Ukrainy [Archive Portal of Ukraine. The single state web resource of archival institutions of Ukraine]. Derzhavna arkhivna sluzhba Ukrainy – State Archival Service of Ukraine. URL: https://searcharchives.net.ua [In Ukrainian].
3. 3. Borodin, S. V., Pimenov, I. H., Tatarchuk, L. M. (2016). Rehlament protsesu otsyfruvannia drukovanykh dokumentiv Natsionalnoi naukovoi silskohospodarskoi biblioteky NAAN [Regulations for the process of digitizing printed documents of the National Scientific Agricultural Library of the NAAS]. Biuleten NNSHB NAAN – Bulletin of the National Scientific Agricultural Library of the NAAS, issue 1, pp. 158–219 [In Ukrainian].
4. Zabiianov, Ye. V. (2020). Perspektyvy elektronnykh bibliotek Ukrainy v umovakh didzhytalizatsii suspilstva [Prospects for electronic libraries in Ukraine in the context of digitalization of society]. Informatsiia, komunikatsiia ta upravlinnia znanniamy v hlobalizovanomu sviti; materialy Tretoi mizhnarod. nauk. konf. – Information, communication and knowledge management in a globalized world: materials of the Third International Scientific Conference (m.Kyiv, 14–16 travnia 2020 r.). Kyiv, (pp. 58–60) [In Ukrainian].
5. (2017). Instruktsiia z otsyfruvannia naukovoho bibliotechnoho fondu Natsionalnoi naukovoi silskohospodarskoi biblioteky NAAN (dlia sluzhbovoho korystuvannia) [Instructions for digitizing the scientific library collection of the National Scientific Agricultural Library of the National Academy of Sciences of Ukraine (for official use)]. National Scientific Agricultural Library of the National Academy of Sciences of Ukraine. 6 p. [In Ukrainian].
6. 6. (2017). Kontseptsiia informatyzatsii arkhivnoi spravy v Ukraini [The concept of informatization of archival affairs in Ukraine]. State Archival Service of Ukraine. Ukrainian Research Institute of Archival Affairs and Document Studies. Kyiv, 15 p. [In Ukrainian].
7. 7. Kontseptsiia rozvytku arkhivnoi spravy do 2026 roku: proiekt [Concept for the development of archival affairs until 2026: project]. Derzhavna arkhivna sluzhba Ukrainy – State Archival Service of Ukraine. URL: https://archives.gov.ua/wp-content/uploads/18.10_SURGe_Концепція-розвитку-2026.pdf [In Ukrainian].
8. 8. Kotov, K. R. (2024). Zastosuvannia blokchein-tekhnolohii u formuvanni bezpeky elektronnoho dokumentoobihu [Application of blockchain technologies in shaping the security of electronic document management]. URL: file:///C:/Users/user/Downloads/14956-Tekst statti-29759-1-10-20240214-1.pdf [In Ukrainian].
9. 9. Koha, Folio chy Evergreen? [Koha, Folio or Evergreen?]. National Scientific Medical Library of Ukraine. URL: https://library.gov.ua/koha-folio-evergreen/ [In Ukrainian].
10. 10. Lypak, T. A. (2022). Tsyfrovizatsiia arkhivnoi spadshchyny Ukrainy: vyklyky ta mozhlyvosti [Digitization of Ukraine's archival heritage: challenges and opportunities]. Ternopil, 42 p. URL: https://elartu.tntu.edu.ua [In Ukrainian].
11. 11. Matiash, (2022). Arkhivni reformy v Ukraini: istoriia, proiekty, vyklyky sohodennia [Archival reforms in Ukraine: history, projects, current challenges]. Archeion. Vol. CXXIII, pp. 125–166 [In Ukrainian].
12. 12. Omeka. Wikipedia. URL: https://uk.wikipedia.org/wiki/ [In Ukrainian].
13. Prykhodko, L. F. (2010). Fonduvannia arkhivnykh dokumentiv: do istoriohrafii problemy [Funding of archival documents: towards the historiography of the problem]. Arkhivy Ukrainy – Archives of Ukraine, no. 1, pp.91–116 [In Ukrainian].
14. 14. Reforma systemy upravlinnia arkhivamy i rekordni tempy otsyfruvannia: interviu zastupnytsi ministra yustytsii V. Vasylchuk i holovy Derzhavnoi arkhivnoi sluzhby Ukrainy A. Khromova ahentstvu «Interfaks-Ukraina» [Reform of the archive management system and record-breaking digitization rates: interview with Deputy Minister of Justice V. Vasylchuk and Head of the State Archival Service of Ukraine A. Khromov to Interfax-Ukraine]. Ministry of Justice/UkrState Archives. URL: https://interfax.com.ua/news/interview/1056262.html [In Ukrainian].
15. (2020). Stratehiia rozvytku arkhivnoi spravy na period do 2025 roku: proiekt [Strategy for the development of archival affairs for the period until 2025: draft]. Arkhivy Ukrainy – Archives of Ukraine, no. 4, pp.7–25 [In Ukrainian].
16. Flud, D. V., Yavorska, T. M.(2025). Tsyfrovizatsiia natsionalnoi arkhivnoi spadshchyny Ukrainy v umovakh hlobalnykh vyklykiv [Digitization of the national archival heritage of Ukraine in the face of global challenges]. Visnyk studentskoho naukovoho tovarystva DonNU imeni Vasylia Stusa – Bulletin of the Student Scientific Society of Vasyl Stus DonNU. Vinnytsia, vol. 1, no. 17 (2025), pp. 224–230 [In Ukrainian].
17. 17. Fondy i katalohy [Funds and catalogs]. URL: https://dnsgb.com.ua/resursi/fondi-i-katalogi/ [In Ukrainian].
18. Khromov,A., Skalskyi, V. (2024). Papir – u tsyfru. Ukrainski arkhivy – svitovi lidery za tempamy otsyfruvannia dokumentiv [Paper to digital. Ukrainian archives are world leaders in the pace of document digitization]. Istorychna Pravda – Historical truth. URL: https://www.istpravda.com.ua [In Ukrainian].
19. 19. Yurchak, E. V. (2025). Novitni tekhnolohii ta praktyky pry formuvanni elektronnykh arkhiviv [Latest technologies and practices in the formation of electronic archives]. Naukovo-innovatsiinyi rozvytok ahrovyrobnytstva yak zaporuka prodovolchoi bezpeky Ukrainy: vchora, sohodni, zavtra; materialy VII naukovo-praktychnoi konf. – Scientific and innovative development of agricultural production as a guarantee of food security of Ukraine: yesterday, today, tomorrow; materials of the VII scientific and practical conference (Kyiv, 16–17 kvit.). Vinnytsia, (pp. 91–94) [In Ukrainian].
20. 20. Yurchak, E. V. (2024). Prezentatsiia arkhivnoi naukovoi spadshchyny vydatnykh uchenykh systemy NAAN cherez elektronni vystavky [Presentation of the archival scientific heritage of prominent scientists of the NAAS system through electronic exhibitions]. Naukovo-innovatsiinyi rozvytok ahrovyrobnytstva yak zaporuka prodovolchoi bezpeky Ukrainy: vchora, sohodni, zavtra: materialy V Vseukrainskoi naukovo-praktychnoi konf. – Scientific and innovative development of agricultural production as a guarantee of food security of Ukraine: yesterday, today, tomorrow; materials of the V scientific and practical conference (Kyiv, 18–19 kvit.). Vinnytsia, (pp. 69–73) [In Ukrainian].